【Work From Home 指引】僱主定立WFH指引時有甚麼需要留意?蘇文傑律師

2020-12-27


疫情第四波襲擊香港,近期確診數目急升。為保障大家安全,各行各業都不得不實施終極政策 —WFH (Work From Home) 。為防止Work From Hill事件再度發生,很多公司都針對WFH措施作出一套套指引,監管在家工作員嘅工作程況。但有聞部份公司向員工發出「在家工作」計劃嘅內部電郵,指引頗為嚴謹。例如: 在家工作時要在辦公時間內,將手提電話設為響鬧模式,電話鈴聲三聲之內接聽電話,及星期六、日及公眾假期只可外出購買必需品,唔可以外出與朋友進行消遣活動。如果唔嚴格遵守以上守則,有關同事將受到嚴重處分或被解僱。 究竟現時情況下,法律許唔許可僱主自行定立新的指引,並給予其權利嚴懲原遵守新指引的員工?僱主在定立新一套指引,及採取類似WFH的靈活工作安排又應該有甚麼要關注及留意?

法律其實許可僱主在僱員辦公時間訂立合理規則要求僱員遵守。根據《僱傭條例》並無特別指明僱主定立工作指引規限,只要兩者定立嘅僱傭合約中包含「僱員必須遵守僱主工作指引」,僱員就一定要遵守。假如僱員唔遵守,僱主擁有根據《僱傭條例》第9(1)條賦予權利解僱「故意不服從合法而又合理的命令」嘅員工。雖然部份指引感覺對僱員不公、限制員工自由,但實屬合法及合理。不過,在此提醒僱主們在訂立新工作指引時除考慮法律因素,亦應該考慮僱員個人異議及背後嘅原因。

另外,僱主必須留意有關員工私隱問題。很多僱主為左能夠在WFH情況下仍然可以與僱員有密切聯繫,便可能要求與僱員安排視像通話,而該通話是會被錄影作日後工作之用。又或大多數僱員WFH會使用個人設備瀏覽工作系統,而僱主可根據監察軟件和設備的功能來瀏覽和監察該設備上嘅所有資料。如有以上嘅情況,僱主應確保其私隱聲明、員工手冊及個人資料收集聲明有列明呢種做法,以便員工知道私人同工作通訊可能會被瀏覽。

再者,僱主要確保WFH工作模式唔會影響其保密及資料隱私義務嘅履行,特別是專業人員界別如保險、會計及律師。任何行業或專業從第三方包括客戶在內收集資料嘅行為均受《個人資料(隱私)條例》(第486章)(PDPO)所約束。其中DPP 4 「資料的安全」在現時最為需要注意:資料使用者需要採取切實可行嘅步驟,保障個人資料唔會未經授權或意外地被查閲、處理、刪除、喪失或使用。在WFH情況下,資料洩漏風險更大。家庭或公共無線網路(WIFI)安全性低,機密信息更加容易受到黑客攻擊和洩露。而且,WFH僱員可能會利用沒有先進及複雜資訊科技保護的雲端服務來存儲客戶的信息和資料,更加有機會導致資料洩漏及意外地遺失資料嘅風險。第三,如果WFH員工要從辦公室攞走文檔或公司電腦進行遠程工作,好難避免周圍嘅人會閱讀電腦屏幕或文件。呢啲情況都會令僱員帶來巨大的風險,公司亦需要承擔替代責任。因此,僱主必須小心制定採取安全措施以配合WFH工作模式。

所以,僱主們記得不單要好好安排針對員工表現嘅工作指引,更要留意私隱和資料保密方面嘅要求。打工仔都唔好諸多要求喇,其實僱主都好難做。大家一齊在家抗疫,共渡時艱。

作者:蘇文傑律師

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